Foto: Shutterstock
Er I en virksomhed med mange møder, så skal der være styr på planerne. Det kan være svært med almindelige kalendre. Derfor kan et booking system måske være noget for jer.
Møder skal være effektive
I rigtig mange virksomheder bruges der rigtige meget tid på møder. Møder kan være en god ting. Men det er viigtigt for effektiviteten i virksomheden at der ikke er for meget spildtid omkring møderne. Derfor skal møder sætte i system. Mest for jeres egen skyld.
Når I skal vælge møde og booking system er det vigtigt at indtænke processer
Er I flere medarbejdere, som arbejder sammen og skal holde møder på kryds og tværs er det vigtigt at have et bookingsystem som tillader at I synkroniserer bookingsystemet med jeres kalendersystem eksempelvis Offeice 365. Tillader systemet det så kan I se ind i jeres kollegaers kalendre når I booker og planlægger – samtidig tillades det at visse systemer opretter gæstebrugere. På den måde kan man sørge for at alle booker og synkroniserer i realtime. Det giver en del fordele. For det første sikrer man at alle har tid når man planlægger mødet og sparer man en del tid på forgæves mailkorrespondance i forhold til ledige tider mv. En anden fordel er også at når man gør det på denne måde så kommer mødet direkte i kalenderen og så nedbringer man risikoen for at nogen glemmer at notere hovrnår mødet finder sted.
Gode mødetips
Når man bruger et booking system til eksempelvis møder kan det være fristende at holde flere møder – simpelthen fordi det er nemmere at planlægge dem. Men lad være. Et godt råd inden du booker et møde er at stille dig selv spørgsmålet – er det nødvendigt. Er mødet ikke nødvendigt så spring det over. Begræns antallet af involverede til et minimum. Et andet godt råd er at lave en dagsorden inden mødet går i gang. Undgå et blankoemne som evt. og kræv at samtlige puntker er indleveret inden en rimelig tidsfrist. På den måde er alle forberedte og samtidig undgår man at diskutere emner som ikke er relevante for alle. Sidst men ikke mindst hav en skarp bagkant. Har man en skarp bagkant betyder det at alle ved at alt skal nås inden tiden slutter og small talk minimumeres. Overholder man disse mødetips vil effektiviteten af møderne stige og kombineret med et godt booking system er der tale om dobbelt win.
